Relokacje firm

Poradnik przeprowadzkowy: transport dokumentacji firmy

Kiedy nasza firma zmienia lokalizację wiąże się to z szeregiem konsekwencji i dodatkowych działań. Nie chodzi tu tylko o to, aby odpowiednio wcześniej poinformować o tej zmianie naszej klientów. Niemniej ważny jest bowiem również sam proces przeprowadzki. Oczywiście w dzisiejszych czasach możemy skorzystać z usług profesjonalnej firmy transportowej.

Jednak musimy sobie uczciwie odpowiedzieć na pytanie czy rzeczywiście z pełną odpowiedzialnością i bez obaw zlecimy jej wszelkie zadania. Przewiezienie biurowych mebli, sprzętu biurowego czy innych biurowych bibelotów, to kwestia, o którą w zasadzie nie musimy się martwić. Jak jednak postąpić w przypadku biurowych dokumentów? Wszystko zależy od tego, jak duża jest nasza dokumentacja bieżąca i archiwum. Jeśli wiąże się ona z kilkoma teczkami i segregatorami, to sprawa jest prosta. Wystarczy w zasadzie spakować je do kilku kartonów, dokładnie opisać i przewieźć do nowej siedziby nawet prywatnym samochodem. Jeśli jednak w naszej firmie działa co najmniej kilka biur prowadzących szczegółową dokumentację to sprawa nieco się komplikuje.

Nawet jeśli korzystamy z usług profesjonalnej firmy, to warto do tej sprawy zaangażować również pracowników i poczytać nieco o procesie przeprowadzki. Oni najlepiej orientują się w prowadzonej przez siebie dokumentacji. Z tego powodu najlepiej będą wiedzieli, co gdzie i w jaki sposób zapakować. Ważne jest, aby dokumenty były bardzo dokładnie oznaczone i opisane, to pozwoli nam unikać dezorganizacji podczas rozlokowywania się w nowym miejscu. Mimo tego, że wiąże się to z dodatkowymi kosztami, to warto poświęcić na to dzień wolny od pracy.

Nie zdezorganizuje to pracy biura, a po drugie musimy sobie zdawać sprawę z tego, że nawet jeśli będziemy bardzo dobrze przygotowani, to proces przeprowadzki może się nieco przeciągnąć. Ważne jest aby biorący udział w przeprowadzce pracownicy zdawali sobie sprawę z powagi sytuacji. Zgubienie dokumentów lub ich dostanie się w niepowołane ręce może wiązać się z poważnymi konsekwencjami. Nie tylko ze stratami dla firmy czy z dezorganizacją jej pracy, ale również z odpowiedzialnością karną. Z tego powodu należy potraktować je jako przedmioty szczególnie ważne i priorytetowe.

Dodaj komentarz